E-Mail-Anleitungen

Was ist E-Mail?

E-Mail ist ein System zum Versand einfachster Text-Mitteilungen über das Internet mit dem Ziel schneller und effizienter Information.

E-Mail wurde nicht entwickelt für

• formatierte Texte (fett, kursiv, bunt)
• Sonderzeichen (äöüßé) oder nichtlateinische Schriften
• Grafiken und Hintergründe
• Bilder- oder Dateiversand.

Diese Möglichkeiten sind zwar im Laufe der Zeit hinzu gekommen, müssen aber nicht immer funktionieren - und wenn, dann nur unter Einhaltung von strengen, aber einfachen Regeln!

Woher kommen Probleme?

Die häufigsten E-Mail-Probleme resultieren daraus, dass Anwender Sonderzeichen oder Umlaute verwenden, zu große Dateien (z.B. Bilder) versenden wollen, oder die Kopfzeilen (den sogenannten header) nicht richtig ausfüllen.

Die Kopfzeilen (header)

Die E-Mail-Kopfzeilen sind sinnvoll standardisiert und sollten daher auch genau so genutzt werden. Die folgenden Regeln entsprechen dem Standard und der Netiquette.

FROM: (Von)

Ihr Absender, wird meist vom E-Mail-Programm schon eingetragen. Wenn Sie mehrere Absender haben, können Sie den auch auswählen.

TO: (An)

Der Haupt-Adressat Ihrer E-Mail. In das To:-Feld sollten Sie also nie mehr als etwa 3 bis 5 Adressen eintragen, also wirklich nur die Hauptadressaten, von denen Sie eine Antwort erwarten. Dieses Feld können alle Empfänger sehen.

CC: (Carbon-Copy, Kopie an)

Adressaten, denen Sie die Nachricht "zur Kenntnisnahme" auch noch schicken, von denen Sie aber keine Reaktion erwarten. Dieses Feld können alle Empfänger sehen.

BCC: (Blind Courtesy Copy, versteckte Kopie an)

Im Gegensatz zu TO: und CC: können die Empfänger dieses Feld nicht sehen. Es hat zwei Funktionen:

1. Versand einer heimlichen Kopie der Email, ohne dass der Adressat es merkt (z.B. bei juristisch schwierigen Situationen zur Absicherung an Vorgesetzte, Rechtsanwalt, Betriebsrat...). Zwischenmenschlich gilt dies als wenig nett, kann jedoch z.B. für Mobbing-Opfer wichtig sein.
   Es kann auch praktisch sein, sich eine Kopie wichtiger E-Mails an eine zweite eigene Adresse zu senden (z.B. privat <-> geschäftlich).
2. Versand einer Rundmail an viele Adressaten. Wenn Sie eine Nachricht an mehr als etwa fünf Adressen versenden, gehören die hier hinein. Erstens gebietet es der Datenschutz, dass Sie Ihr Email-Adressbuch nicht im TO: oder CC:-Feld veröffentlichen, zweitens müssen die Empfänger dann nicht erst durch eine lange Liste von spannenden Adressen klicken, bis sie mal am eigentlichen Inhalt der Nachricht ankommen.

SUBJECT: (Betreff)

Die wichtigste Angabe überhaupt.

Die Subject-Zeile wird dem Empfänger als erstes angezeigt, noch bevor er entscheidet, ob er die E-Mail überhaupt öffnen will. Sie sollte ihn darüber informieren, warum sie ihm überhaupt schreiben, und möglichst schon eine kurze Inhaltsangabe vorwegnehmen.

Bitte stets ohne Umlaute oder Sonderzeichen, da diese nicht auf allen Computern angezeigt werden können. Die Länge der Betreffszeile sollte etwa 50 Zeichen nicht überschreiten.

Schreiben Sie immer eine sinnvolle Kurzfassung Ihres Anliegens hier hinein. Dies nicht zu tun, gilt zumindest als schlechter Stil, zwischenmenschlich als unhöflich und im Geschäftsleben als sehr unprofessionell.

Die Qualität Ihrer Betreffzeile wird von nicht wenigen Menschen als Ausdruck Ihres Respekts ihm gegenüber interpretiert. Sehen Sie die Betreffzeile als das Briefpapier oder den Umschlag an: einfach eine Ecke Schmierpapier, womöglich rückseitig schon bekritzelt und mit Fettfleck, oder mit Bedacht ausgewählt und formuliert?

Der Betreff dient Ihnen selber auch, wenn Sie noch mal eine Information nachschlagen wollen, zur schnelleren Übersicht.

Gute Beispiele:

• "Terminbestaetigung 12. Mai 15 Uhr"
• "Problem mit Word: Formatvorlage aendern"
• "Abo-Rechnung Nr. 12345, Kundennr. 12345"

So sollte eine Betreffzeile nicht lauten:

• "Frage"
• "Hilfe"
• "Hallo"
• "Ihr eigener Name (der steht ja oben!)"
• "Name des Adressaten (den weiß er auch so)"

Emails mit gänzlich leeren Betreffzeilen werden von vielen Email-Programmen als SPAM aussortiert und gar nicht gelesen.

SUBJECT: Re: (Betreff der Antwort)

Wenn Sie auf eine E-Mail mit der Antwort-Funktion antworten, wird praktischerweise die Betreffzeile gleich wieder eingetragen. Zur Kennzeichnung einer Antwort gilt ein internationaler Standard aus vier Zeichen: "Re: ". Alle Standard-E-Mail-Programme erkennen dies und verdoppeln es bei mehrfachen Antworten nicht.

Manche Übersetzer von E-Mail-Programmen (z.B. MS Outlook) haben es zu gut gemeint und ersetzen das vorgestellte "Re:" durch "AW" oder "Antw" - das ist falsch, und führt dann zu so tollen Gebilden wie "Re: Antw: AW: Re: AW: ...". Das sieht ziemlich unprofessionell aus. In einem solchen Fall löschen Sie die falschen "AWs" und lassen nur ein "Re: " stehen.

Vor dem Abschicken sollten Sie auf jeden Fall überprüfen, ob die Betreffzeile noch zu dem Inhalt Ihrer E-Mail passt. Wenn nicht, ändern oder ergänzen Sie den Betreff.

Gut ist, in der Betreffzeile evtl. schon die Antwort auf eine Frage zu formulieren. Beispiel:

• Mail von Max: "Morgen, Dienstag 15 Uhr Beprechung Quartalsumsaetze?"
• Antwort von Anja: "Re: Morgen, Dienstag 15 Uhr Beprechung Quartalsumsaetze? JA bis 16:30"