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Montag, 11.12.2017

E-Mail-Anleitungen

Informationen zu wichtigen E-Mail-Themen für den technisch nicht interessierten Benutzer:

  • Erklärung wichtiger Begriffe: Kopfzeilen, TO: BCC:
  • Erläuterungen einzelner Optionen: Anhänge, Rundmails
  • Kommentare zu Sinn und Zweck wichtiger Einstellungen
  • Bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Was ist E-Mail?

E-Mail ist ein System zum Versand einfachster Text-Mitteilungen über das Internet mit dem Ziel schneller und effizienter Information.

E-Mail wurde nicht entwickelt für

  • formatierte Texte (fett, kursiv, bunt)
  • Sonderzeichen (äöüßé) oder nichtlateinische Schriften
  • Grafiken und Hintergründe
  • Bilder- oder Dateiversand.

Diese Möglichkeiten sind zwar im Laufe der Zeit hinzu gekommen, müssen aber nicht immer funktionieren - und wenn, dann nur unter Einhaltung von strengen, aber einfachen Regeln!

 

Woher kommen Probleme?

Die häufigsten E-Mail-Probleme resultieren daraus, dass Anwender Sonderzeichen oder Umlaute verwenden, zu große Dateien (z.B. Bilder) versenden wollen, oder die Kopfzeilen (den sogenannten header) nicht richtig ausfüllen.

Die Kopfzeilen (header)

Die E-Mail-Kopfzeilen sind sinnvoll standardisiert und sollten daher auch genau so genutzt werden. Die folgenden Regeln entsprechen dem Standard und der Netiquette.

FROM: (Von)

Ihr Absender, wird meist vom E-Mail-Programm schon eingetragen. Wenn Sie mehrere Absender haben, können Sie den auch auswählen.

TO: (An)

Der Haupt-Adressat Ihrer E-Mail. In das To:-Feld sollten Sie also nie mehr als etwa 3 bis 5 Adressen eintragen, also wirklich nur die Hauptadressaten, von denen Sie eine Antwort erwarten. Dieses Feld können alle Empfänger sehen.

CC: (Carbon-Copy, Kopie an)

Adressaten, denen Sie die Nachricht "zur Kenntnisnahme" auch noch schicken, von denen Sie aber keine Reaktion erwarten. Dieses Feld können alle Empfänger sehen.

BCC: (Blind Courtesy Copy, versteckte Kopie an)

Im Gegensatz zu TO: und CC: können die Empfänger dieses Feld nicht sehen. Es hat zwei Funktionen:

  1. Versand einer heimlichen Kopie der Email, ohne dass der Adressat es merkt (z.B. bei juristisch schwierigen Situationen zur Absicherung an Vorgesetzte, Rechtsanwalt, Betriebsrat...). Zwischenmenschlich gilt dies als wenig nett, kann jedoch z.B. für Mobbing-Opfer wichtig sein.
    Es kann auch praktisch sein, sich eine Kopie wichtiger E-Mails an eine zweite eigene Adresse zu senden (z.B. privat <-> geschäftlich).
  2. Versand einer Rundmail an viele Adressaten. Wenn Sie eine Nachricht an mehr als etwa fünf Adressen versenden, gehören die hier hinein. Erstens gebietet es der Datenschutz, dass Sie Ihr Email-Adressbuch nicht im TO: oder CC:-Feld veröffentlichen, zweitens müssen die Empfänger dann nicht erst durch eine lange Liste von spannenden Adressen klicken, bis sie mal am eigentlichen Inhalt der Nachricht ankommen.

SUBJECT: (Betreff)

Die wichtigste Angabe überhaupt.

Die Subject-Zeile wird dem Empfänger als erstes angezeigt, noch bevor er entscheidet, ob er die E-Mail überhaupt öffnen will. Sie sollte ihn darüber informieren, warum sie ihm überhaupt schreiben, und möglichst schon eine kurze Inhaltsangabe vorwegnehmen.

Da inzwischen alle Mailprogramme den Unicode-Standard beherrschen, sind auch Umlaute oder Sonderzeichen möglich. Nur in Ausnahmefällen erleben Sie noch "komische Darstellungen" wegen Umlauten oder Sonderzeichen, wenn ein sehr alter Computer die nicht anzeigen kann.

Die Länge der Betreffszeile sollte etwa 50 Zeichen nicht überschreiten.

Schreiben Sie immer eine sinnvolle Kurzfassung Ihres Anliegens hier hinein. Dies nicht zu tun, gilt zumindest als schlechter Stil, zwischenmenschlich als unhöflich und im Geschäftsleben als sehr unprofessionell.

Die Qualität Ihrer Betreffzeile wird von nicht wenigen Menschen als Ausdruck Ihres Respekts ihm gegenüber interpretiert. Sehen Sie die Betreffzeile als das Briefpapier oder den Umschlag an: einfach eine Ecke Schmierpapier, womöglich rückseitig schon bekritzelt und mit Fettfleck, oder mit Bedacht ausgewählt und formuliert?

Der Betreff dient Ihnen selber auch, wenn Sie noch mal eine Information nachschlagen wollen, zur schnelleren Übersicht.

Gute Beispiele:

  • "Terminbestaetigung 12. Mai 15 Uhr"
  • "Problem mit Word: Formatvorlage aendern"
  • "Abo-Rechnung Nr. 12345, Kundennr. 12345"

So sollte eine Betreffzeile nicht lauten:

  • "Frage"
  • "Hilfe"
  • "Hallo"
  • "Klaus Mustermann" - Ihr eigener Name ist überflüsseig, der steht ja oben!
  • "Lieschen Müller" - also der Name des Adressaten - den weiß er auch so.

Emails mit gänzlich leeren Betreffzeilen werden von vielen Email-Programmen als SPAM aussortiert und gar nicht gelesen.

SUBJECT: Re: (Betreff der Antwort)

Wenn Sie auf eine E-Mail mit der Antwort-Funktion antworten, wird praktischerweise die Betreffzeile gleich wieder eingetragen. Zur Kennzeichnung einer Antwort gilt ein internationaler Standard aus vier Zeichen: "Re: " (englisch: "Reply"). Alle Standard-E-Mail-Programme erkennen dies und verdoppeln es bei mehrfachen Antworten nicht.

Manche Übersetzer von E-Mail-Programmen (z.B. MS Outlook) haben es zu gut gemeint und ersetzen das vorgestellte "Re:" durch "AW" oder "Antw" - das ist falsch, und führt dann zu so tollen Gebilden wie "Re: Antw: AW: Re: AW: ...". Das sieht ziemlich unprofessionell aus. In einem solchen Fall löschen Sie die falschen "AWs" und lassen nur ein "Re: " stehen.

Vor dem Abschicken sollten Sie auf jeden Fall überprüfen, ob die Betreffzeile noch zu dem Inhalt Ihrer E-Mail passt. Wenn nicht, ändern oder ergänzen Sie den Betreff.

Gut ist, in der Betreffzeile evtl. schon die Antwort auf eine Frage zu formulieren. Beispiel:

  • Mail von Max: "Morgen, Dienstag 15 Uhr Beprechung Quartalsumsaetze?"
  • Antwort von Anja: "Re: Morgen, Dienstag 15 Uhr Beprechung Quartalsumsaetze? JA bis 16:30"

Wie funktioniert E-Mail?

E-Mail funktioniert eigentlich so ähnlich wie der Versand eines Briefes.

Schreiben mit E-Mail-Programm ...
» Versandserver (Postkasten an der Ecke) ...
» Internet-Server- und -Knoten (Post-Verteilungszentren) ...
» Empfangsserver (E-Mail-Box = Hausbriefkasten) ...
» (Kopie) Lesen mit E-Mail-Programm

Der einzige Unterschied ist: Ihre Original-Email-Box liegt IMMER auf dem Server Ihres Email-Providers. Das gilt für alle Email-Konten bei allen Providern weltweit. Also egal ob T-Online, web.de, gmx oder Flexinetz. Sie lesen immer nur eine Kopie der an Sie gesandten E-Mails. Und, technisch durch die endliche Kapazität der Serverfestplatten bedingt, hat auch Ihre E-Mail-Box nur eine begrenzte Kapazität - wie Ihr Briefkasten am Haus.

Anlagen (Attachments)

Es ist möglich, Email-Anlagen zu versenden, aber nicht immer angebracht. Schon gar nicht in Rundmails an viele Empfänger.

Folgen des Versands von Anhängen

Bedenken Sie stets, dass der Empfänger Emails eventuell mit seinem Mobilgerät abruft oder möglicherweise auch zuhause/im Büro nur über einen langsamen Internetzugang verfügt. Beides führt bei großen Anhängen zu dem Effekt:

"3 von 15 Nachrichten geladen, Aktuelle Nachricht 2% geladen"
3 Minuten später: "3 von 15 Nachrichten geladen, Aktuelle Nachricht 14% geladen"
10 Minuten später: "3 von 15 Nachrichten geladen, Aktuelle Nachricht 51% geladen"
16 Minuten später: "3 von 15 Nachrichten geladen, Zeitüberschreitung, Verbindung abgebrochen."

Kurz ausgedrückt: Mit großen Email-Anhängen können Sie das Postfach des Empfängers blockieren. Erstens ist das rücksichtslos, denn hinter Ihrer Email warten vielleicht andere, weitaus dringendere auf die Übertragung. Zweitens ziehen Sie sich den Ärger des Empfängers zu. Möglicherweise wird er bei nächster Gelegenheit Ihre Newsletter abbestellen oder einfach als SPAM markieren. Dadurch verlieren Sie nicht nur einen Kunden, sondern landen möglicherweise auf einer der internationalen Greylists für SPAM-Versender, so dass über kurz oder lang alle Ihre Emails als SPAM aussortiert werden, bevor Sie den Empfänger überhaupt erreichen.

Ein weiterer Effekt von Anhängen in Rundmails oder Newslettern ist, dass sehr große Datenmengen verschickt werden müssen, obwohl sie vielleicht gar nicht alle Empfänger interessieren. Die Datenleitungen und Server werden unnötig belastet, es wird mehr Strom verbraucht. Das ist nicht ressourcenschonend und erhöht auch die Kosten, die dann auf die Allgemeinheit umgelegt werden müssen (sprich: unsozial).

Sehr viele Menschen haben auch an ihrem Hausbriefkasten ein Schild "Bitte keine Werbung". Das gleiche gilt für Email-Anhänge.

Aus all diesen Gründen gilt für die allermeisten Newsgroups, Rundbriefe und professionelle Newsletter-Software: Es sind gar keine Anhänge erlaubt und die Größe der Mail ist begrenzt (Als üblich galt lange eine Grenze von 20KB, inzwischen haben viele auf 100KB umgestellt). Bilder, PDF-Dateien, Nachrichten größeren Umfanges etc. werden auf einer Webseite oder einem Cloud-Dienst (dropbox etc.) zur Verfügung gestellt und in die Email einfach ein Link eingetragen, den der Empfänger anklicken kann, wenn er will.

Anhänge nur an individuelle Empfänger

Sollten Sie dennoch Dateien als Email-Anhang versenden wollen, dann nur individuell an diejenigen, deren Einverständnis Sie haben oder voraussetzen können, und von denen Sie sicher wissen, dass sie kein Smartphone für den Abruf nutzen und einen schnellen Internetzugang haben. Nicht an "alle Freunde" in Ihrer Kontaktliste. Beachten Sie dabei maximale Größen: Als üblich gilt 100 KB = 0,1 MB pro Email (Stand 2014).

Es ist kein Widerspruch, dass die Email-Provider Anhang-Größen bis zu 5, 20 oder gar 100 MB möglich machen. Das ist genau für den Einzelfall gedacht, dass das tatsächlich mal nötig ist. (Viele innerstädtische Straßen sind so gut ausgebaut, dass es möglich ist, mit 180 km/h durchzurauschen. Trotzdem sollte man in aller Regel davon absehen. Oder?)

Große Anhänge nur nach Erlaubnis

Bevor Sie einen Anhang über 0,1 MB verschicken, fragen Sie beim Empfänger nach, ob er so große Emails empfangen kann bzw. möchte. Möglicherweise erhalten Sie zur Antwort: "Ja, schicke es mir morgen zwischen 9 und 13 Uhr ins Büro, dann kann ich es direkt auf meinen PC ziehen und mein Smartphone wird nicht lahmgelegt."

Ausnahmen sind z.B. Druckereien, IT-Dienstleister oder Verlage, die ihre Infrastruktur auf den ständigen Empfang großer Dateimengen eingerichtet haben. Weitere Ausnahmen sind z.B. Firmennetzwerke mit einem eigenen internen Mailserver, die also Emails verwalten, ohne auf die äußere Internet-Infrastruktur zuzugreifen.

Lesen Sie hierzu auch meinen Artikel Bilder fürs Internet.
Weitere Texte im Internet:

... Fortsetzung folgt ...

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Rundmails versenden mit Thunderbird

Adressen und Kontakte

Sicherheit und Zertifikate

Es kommt vor, dass Thunderbird beim Empfangen oder Senden einer Email meldet: "Hiermit übergehen Sie die Identifikation dieser Website. Seriöse Geschäfte werden Sie nicht auffordern, so etwas zu tun". - Was tun? Die folgende kleine Anleitung erklärt den Hintergrund der Meldung und wie Sie sich helfen können.

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